POL 002-2024 | Política de Obsequios, Regalos, Comidas, Entretenimientos, y Viajes
1. OBJETIVO
1.1. La Política Obsequios, Regalos, Comidas, Entretenimientos y Viajes (“Política”) de BCM ABOGADOS S.A. (“BCM ABOGADOS” o “Compañía”) tiene como objetivo orientar y auxiliar la conducta de los Colaboradores y Administradores de BCM ABOGADOS con relación a la oferta y el recibimiento de Obsequios, Regalos, Comidas, Entretenimientos y Viajes.
2. APROBACIÓN Y VIGENCIA
2.1. Esta Política la aprobó la Junta Directiva y entrará en vigencia a partir de su publicación en el sitio WEB de la compañía.
2.2. Le corresponderá a la Junta Directiva y el área de Cumplimiento las revisiones y el control de versiones de esta Política.
3. DEFINICIONES
3.1. Los siguientes términos, cuando comiencen con letra mayúscula, en el singular o en el plural, masculino o femenino, se usan en esta Política con los significados especificados a continuación:
“Administración Pública” engloba cualesquier entidades integrantes de la administración pública directa o indirecta, incluyendo los Municipios así como sus órganos, ministerios, secretarías, áreas, subsecretarías, empresas, instituciones, agencias y órganos de propiedad o controlados por la Administración Pública y otras entidades públicas.
“Administradores” son los directores estatutarios y miembros de la Junta Directiva de BCM ABOGADOS S.A.
“Agentes Públicos” son considerados, para los efectos legales, quien, independientemente de concurso público, aunque sea transitoriamente o sin remuneración, ejerce cargo, empleo o función pública. Se equipara también a “Agente Público” quien ejerce cargo, empleo o función en entidad paraestatal, y quien trabaja para una empresa prestadora de servicio contratada o con convenio para la ejecución de una actividad típica de la Administración Pública. Como ejemplo, se consideran Agentes Públicos para fines de esta Política:
(i) Los Directores, funcionarios, agentes o representantes oficiales o fiscales de cualquier entidad gubernamental en el ámbito nacional, regional, municipal o local, inclusive eventuales dirigentes elegidos, incluyendo aquellas con participación de la Administración Pública;
(ii) Los Representantes de empresas públicas, bancos o fondos de inversión públicos, sociedades de economía mixta, autarquías, agencias reguladoras, fundaciones públicas o que sean controladas por la Administración Pública de cualquier jurisdicción;
(iii) Cualquier persona física actuando, aunque sea temporalmente, de forma oficial para o a nombre de cualquier entidad de la Administración Pública (como, por ejemplo, un consultor contratado por una agencia gubernamental);
(iv) Los Candidatos a cargos políticos en cualquier nivel, partidos políticos y sus representantes, así como los políticos ya elegidos;
(v) Los Directores, funcionarios o representantes oficiales de cualquier organización pública extranjera o internacional, tales como el Fondo Monetario Internacional - FMI, Organización de las Naciones Unidas - ONU, Organización Mundial de Salud - OMS, Banco Mundial, entre otras.
“Obsequio” es un objeto recibido u ofertado por concepto de cortesía institucional, propaganda, divulgación de una marca o por ocasión de eventos o fechas conmemorativas de carácter histórico o cultural. Su distribución debe ser generalizada e impersonal, sin que se destine exclusivamente a una determinada persona.
“Colaboradores” son todos los funcionarios, incluyendo los directores no estatutarios, de BCM ABOGADOS S.A.
“Entretenimiento” es un Regalo en formato de diversión. Se trata de cualquier acción, evento o actividad destinada al entretenimiento, recreación o diversión, con la finalidad de entretener y suscitar el interés de una audiencia, pudiendo ser público o privado. Son las situaciones en que el anfitrión está necesariamente presente, de lo contrario, se consideran Obsequios o Regalos, no de Entretenimiento. Ejemplos: entradas para conciertos, shows, partidos de fútbol, etc.
“Leyes Anticorrupción Aplicables” son todas las leyes y reglamentos anticorrupción nacionales e internacionales aplicables, especialmente la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley 8422; y la Ley de Responsabilidad de las Personas Jurídicas sobre Cohechos Domésticos, Soborno Transnacional y Otros Delitos, Ley 9699, incluyendo sus reglamentaciones.
“Pariente” significa, para fines de la presente Política, cualquier cónyuge o persona con relación análoga de afectividad, padre/madre o padrastro/madrastra, abuelo/abuela o nieto(a), hermano/hermana o hermano/hermana por haber sido criados juntos, hijo(a) o hijastro(a), suegro(a), yerno/nuera, cuñado(a), sobrina(o), tío(a), o primo(a) hasta el segundo grado, y cualquier otro individuo que forme parte del núcleo familiar.
“Regalo” es cualquier cosa, beneficio o ventaja a la cual se pueda atribuir valor monetario, y que se reciba u ofrezca en consecuencia de una relación comercial y por la cual el receptor no tenga que pagar su respectivo valor de mercado. Su distribución es dirigida y personal, sin que se confunda con los Obsequios.
“Comidas” son reuniones realizadas durante las comidas (almuerzo o cena), para discusión de temas relacionados a negocios de BCM ABOGADOS S.A., con la finalidad de desarrollo empresarial.
“Tercero” se refiere, pero no se limita, a toda y cualquier persona física o jurídica o entidad despersonalizada, con la cual BCM ABOGADOS S.A. se relacione o pueda relacionarse en el futuro, prestador de servicio, proveedor, consultor, cliente, aliado de negocio, tercero contratado o subcontratado, locatario, cesionario de espacio comercial, independientemente de contrato formal o no, incluyendo aquel que utiliza el nombre de BCM ABOGADOS S.A. para cualquier fin o que presta servicios, suministra materiales, interactúa con Agente Público, con la Administración Pública o con otros Terceros a nombre de BCM ABOGADOS S.A.
“Ventaja Indebida” es la ventaja o ayuda bajo cualquier forma que no esté autorizada en ley o contrato y/o que no se podría obtener por medio lícito o íntegro. Para efectos de las Leyes Anticorrupción Aplicables, son ejemplos de Ventaja Indebida: dinero, regalos, viajes, entretenimiento, ofertas de empleo, comidas, auspicio de eventos, becas de estudios y contribuciones benéficas sin las debidas autorizaciones o fuera de los estándares permitidos por BCM ABOGADOS S.A. para obtener cualquier ventaja.
“Viajes” son viajes recibidos u ofertados con carácter personal y de descanso, sin que tenga el objetivo de ejecutar trabajos y/o actividades por el colaborador. Pueden abarcar pasajes aéreos, hospedajes, alimentación y/o transporte terrestre, pero no se confunden con los Viajes Internos de Colaboradores para el desarrollo de sus acciones, ni tampoco aquellas expresamente previstas en contratos firmados con Terceros. Tampoco se confunden con viajes para la participación en cursos y/u otros eventos de carácter profesional pagados por BCM ABOGADOS S.A. (por ejemplo, congresos, ponencias, seminarios, premiaciones).
“Visitas Técnicas” son viajes ofertados por Terceros al Colaborador de BCM ABOGADOS S.A. para la realización de visitas en sitio con el objetivo de conocer las instalaciones profesionales del Tercero o de otros agentes privados.
4. DIRECTRICES GENERALES
4.1. Agentes Públicos Está terminantemente prohibido el ofrecimiento y/o recibimiento de Obsequios, Regalos, Comidas, Entretenimientos y/o Viajes para/de Agentes Públicos. Eventuales excepciones, debidamente fundamentadas deben ser previamente evaluadas por el área de Cumplimiento, que enviará un dictamen para decisión de la Junta Directiva de BCM ABOGADOS S.A.
4.2. Colaboradores, Administradores y Terceros El ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Comidas, Entretenimientos o Viajes por Colaboradores o Administradores a Terceros, o su recibimiento de Terceros, estarán excepcionalmente permitidos para fines legítimos de negocios, debiéndose observar los criterios establecidos en los procedimientos de esta Política, siempre y cuando:
I. No creen la impresión u obligación implícita de que el Tercero, Administrador o Colaborador, según sea el caso, tenga derecho a cualquier tipo de Ventaja Indebida o tratamiento preferencial;
II. No sean en dinero o equivalente;
III. No estén prohibidos por la legislación;
IV. No causen un problema a BCM ABOGADOS S.A., al Colaborador, Administrador o Tercero involucrado, en caso que se haga público;
V. No interfieran, de ninguna forma, en el proceso de contratación de BCM ABOGADOS S.A.;
VI. Sean justificables en el contexto de la ocasión comercial o institucional;
VII. No se ofrezcan a Parientes de Terceros;
VIII. No contengan contenido inmoral, sexual o pornográfico o, tampoco, temas controvertidos o que entren en conflicto con los valores, imagen o reputación de BCM ABOGADOS S.A.; y
Tratándose de Entretenimiento, es importante considerar que: (i) tenga la función de divulgación corporativa de BCM ABOGADOS S.A.; (ii) sea abierto a varios invitados o público en general; y (iii) se ofrezca para fines legítimos y en un lugar apropiado para el negocio o relación.
5. PROCEDIMIENTOS OBSEQUIOS
5.1. Los Colaboradores y Administradores podrán recibir Obsequios de Terceros, cuyo valor sea igual o inferior a cincuenta mil colones, sin la previa comunicación y autorización del área de Cumplimiento, siempre y cuando se cumplan los requisitos citados en el punto 5.2.
5.2 Las evidencias del recibimiento las debe archivar el recibidor para fines de auditoría interna y externa y/o monitoreo por el área de Cumplimiento.
5.3 En caso de que el Colaborador o Administrador reciba Obsequios de Terceros, cuyo valor sea superior a cincuenta mil colones, aunque sea de naturaleza promocional, deberá llenar el “Formulario de Declaración de Recibimiento u Ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Entretenimientos, Comidas y Viajes”, de acuerdo con el explicativo del ANEXO 2.
5.4 Tras cumplir el procedimiento descrito en el punto anterior, el área de Cumplimiento analizará y emitirá un dictamen orientando al Administrador o al Colaborador sobre la forma de proceder.
5.5 En caso de que el Obsequio se reciba en la recepción, el Colaborador responsable por el recibimiento debe proceder a su registro en el control físico por medio del ANEXO 3 – “Formulario Físico de Recibimiento de Obsequios/Regalos” y enviar el Obsequio al responsable o, en su ausencia, al área de Cumplimiento. Ofrecimiento
5.6 Los Colaboradores y Administradores podrán ofrecer Obsequios a Terceros, sin la previa autorización por el área de Cumplimiento de BCM ABOGADOS S.A., siempre y cuando figuren en el catálogo de Obsequios que integra esta Política en la calidad de ANEXO 1 “Catálogo de Obsequios”.
5.7 En el caso de ofrecimiento de Obsequios del catálogo, el Colaborador o Administrador deberá inmediatamente comunicarle al área de Cumplimiento de BCM ABOGADOS S.A. por medio del llenado y envío del “Formulario de Declaración de Recibimiento u Ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Entretenimientos, Comidas y Viajes”, de acuerdo con el explicativo del ANEXO 2.
5.8. En caso que el Colaborador o Administrador pretenda ofrecer Obsequios que no figuren en el Catálogo de Obsequios – ANEXO 1, deberá solicitar la previa aprobación del área de Cumplimiento de BCM ABOGADOS S.A., por medio del “Formulario de Declaración de Recibimiento u Ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Entretenimientos, Comidas y Viajes”, de acuerdo con el explicativo del ANEXO 2.
5.9. Tras cumplir el procedimiento descrito en el punto anterior, el área de Cumplimiento analizará y emitirá un dictamen orientando al Administrador o al Colaborador sobre la forma de proceder.
6. OBSEQUIOS O INVITACIONES PARA ENTRETENIMIENTOS
6.1 En caso de que el Colaborador o Administrador reciba Regalos y/o invitaciones de Entretenimientos de Terceros, independientemente del valor, deberá:
• Rechazarlos, o
• Si cree que el rechazo es imposible o que el ofertante podrá interpretarlo como ofensivo, deberá:
• Sacar una foto del Regalo o de la invitación para el Entretenimiento,
• Llenar y enviar el “Formulario de Declaración de Recibimiento u Ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Entretenimientos, Comidas y Viajes”, de acuerdo con el explicativo del ANEXO 2.
6.2. En caso de que el Regalo o la invitación del Entretenimiento se reciba en la recepción, el Colaborador responsable por el recibimiento debe proceder a su registro en el control físico por medio del ANEXO 3 – “Formulario Físico de Recibimiento de Obsequios/Regalos” y enviar el Obsequio al responsable o, en su ausencia, al área de Cumplimiento, para que se tomen las medidas correspondientes.
6.3 Tras cumplir el procedimiento descrito, el área de Cumplimiento analizará y emitirá un dictamen orientando al Administrador o Colaborador sobre la forma de proceder.
6.4 El recibimiento de regalos e invitaciones para entretenimientos se debe limitar a 02 (dos) por año, por persona.
Ofrecimiento
6.5 En caso de que el Colaborador o Administrador pretenda ofrecer Regalos o invitación de entretenimiento para Terceros, independientemente del valor, deberá, previamente al ofrecimiento, llenar y enviar al área de Cumplimiento el “Formulario de Declaración de Recibimiento u Ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Entretenimientos, Comidas y Viajes”, de acuerdo con el explicativo del ANEXO 2.
6.6. Tras cumplir el procedimiento descrito en el punto anterior, el área de Cumplimiento analizará y emitirá un dictamen informando al Colaborador, a su líder inmediato o al Administrador sobre el resultado.
6.7 El ofrecimiento de regalos e invitaciones para entretenimientos se debe limitar a 02 (dos) por año, por persona;
7. COMIDAS
Recibimiento y Ofrecimiento
7.1 Los Colaboradores y Administradores pueden ofrecer o recibir Comidas de Terceros, cuyo valor sea igual o inferior a cincuenta mil colones, sin la previa comunicación y autorización por el área de Cumplimiento de BCM ABOGADOS S.A., desde que se cumplan los requisitos citados en el punto 6.2 de esta Política.
7.2 En caso de que el Colaborador o Administrador pretenda ofrecer Comidas cuyo valor sea superior a cincuenta mil colones, deberá, previamente a la oferta, llenar y enviar al área de Cumplimiento el “Formulario de Declaración de Recibimiento u Ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Entretenimientos, Comidas y Viajes”, de acuerdo con el explicativo del ANEXO 2.
7.3 Tras el cumplimiento del procedimiento descrito en el punto anterior, el área de Cumplimiento analizará y emitirá el dictamen, informando al Colaborador, a su jefe inmediato o al Administrador sobre el resultado.
7.4 No se permitirá recibir comidas cuyo valor sea superior a cincuenta mil colones
7.5 En caso de que la comida exceda el valor de a cincuenta mil colones y excepcionalmente el Colaborador o Administrador esté en una situación en que no haya tenido la posibilidad de prever su valor anticipadamente, ellos deberán asumir los costos, con su cuota parte de la Comida, reembolsándose posteriormente de acuerdo con los límites de las política de reembolsos de BCM ABOGADOS S.A. Aunque no sea de forma previa, el suceso de esta situación no exime al Colaborar y/o Administrador del llenado y envío del “Formulario de Declaración de Recibimiento u Ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Entretenimientos, Comidas y Viajes”, de acuerdo con el explicativo del ANEXO 2.
8. VIAJES Recibimiento y Ofrecimiento de Viajes para/de Terceros
8.1 En caso de que el Colaborador o Administrador reciba invitaciones de Viajes de Terceros, independientemente del valor, deberá rechazarlos cuando no se trate de las siguientes hipótesis:
a) Visitas Técnicas o de viajes cuyo interés empresarial se justifique. En este caso, el Administrador o Colaborador deberá llenar y enviar al área de Cumplimiento el “Formulario de Declaración de Recibimiento u Ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Entretenimientos, Comidas y Viajes”, de acuerdo con el explicativo del ANEXO 2.
b) Viajes pagados por la empresa, para la ejecución de las actividades inherentes a las funciones del Colaborador o Administrador, que poseen sus reglas y premisas tratadas en una Política específica (NOR – 007 Política de Reembolso y Gastos de Viajes).
8.2 En ambos casos anteriormente descritos, el Colaborador o Administrador debe esperar el dictamen del área de Cumplimiento para seguir adelante.
8.3 En caso de que el Colaborador o Administrador tenga la intención de ofrecer Viajes a Terceros, independientemente del valor, deberá llenar y enviar al área de Cumplimiento el “Formulario de Declaración de Recibimiento u Ofrecimiento de Obsequios, Regalos, Entretenimientos, Comidas y Viajes”, de acuerdo con el explicativo del ANEXO 2.
8.4 Tras el llenado del formulario, el área de Cumplimiento de BCM ABOGADOS S.A. deberá analizar su contenido y emitir el dictamen, informando al Colaborador, a su líder inmediato o al Administrador sobre el resultado de la evaluación.
9. SORTEOS DE LOS OBSEQUIOS RECIBIDOS
a. Cuando el dictamen del área de Cumplimiento recomiende la realización del sorteo de los Obsequios, Regalos y/o invitaciones de Entretenimiento, lo deberá conducir el área de Cumplimiento.
b. Las evidencias de la realización del sorteo las deberá archivar el responsable del sorteo conteniendo: a) Lista de los Colaboradores activos del mes indicando en ella quien fue el ganador; y b) Fotos de la entrega. Las evidencias anteriormente mencionadas se deben enviar por e-mail al Área de Cumplimiento para archivo, por medio de la dirección electrónica: cumplimiento@bcmabogados.net
10. DISTRIBUCIÓN INTERNA DE OBSEQUIOS, REGALOS, COMIDAS, ENTRETENIMIENTOS Y/O VIAJES
a. La distribución interna (por BCM ABOGADOS S.A.) de Obsequios, Regalos, Comidas, Entretenimientos y Viajes a Colaboradores o Administradores la puede realizar, sin la previa autorización, el área de Cumplimiento de BCM ABOGADOS S.A.
b. Todas las evidencias de la distribución interna de Obsequios, Regalos, Entretenimientos o Viajes a Colaboradores las debe controlar individualmente el área que realizó la distribución, por medio de un informe conteniendo: i. Lista de los Colaboradores presentes; ii. El nombre del Colaborador que recibió los Obsequios, Regalos, Entretenimientos o Viajes; iii. Fecha de entrega; iv. Breve descripción del ítem y factura de la compra; e v. Motivo de la distribución interna (por ejemplo: campaña de marketing interno, bienvenida, fechas conmemorativas, etc.). En hasta 10 (diez) días contados a partir de la entrega del último ítem de Obsequios, Regalos, Entretenimientos o Viajes, el área que realizó la distribución interna debe enviar al área de Cumplimiento de BCM ABOGADOS S.A. el control de entrega del respectivo Obsequio, Regalo, Entretenimiento o Viaje, por medio de la dirección electrónica: cumplimiento@bcmabogados.net
11. DISPOSICIONES FINALES
a. Todos los formularios y evidencias los deben archivar el Colaborador o Administrador en su área para fines de auditoría, interna o externa, y monitoreo de Cumplimiento de BCM ABOGADOS S.A.
b. La falta de respeto a las disposiciones de esta Política hará que los Administradores y Colaboradores estén sujetos a las acciones disciplinarias por incumplimiento a las políticas internas de la empresa, conforme las disposiciones del Código de Trabajo de la República de Costa Rica.
c. Adicionalmente, BCM ABOGADOS S.A. estimula a que sus Colaboradores o Administradores, así como cualesquiera Terceros, siempre que sepan o tengan indicios del incumplimiento de políticas y Políticas de la empresa, o leyes vigentes en el país, registren el hecho en el correo de denuncias: cumplimiento@bcmabogados.net